始まりの道しるべを示していく
コンサルタントはまず、オフィス構築の初期段階において、プロジェクトの成功に向けた基盤を築くために、課題可視化を行います。これにより、企業が抱える問題点やニーズが明確になり、具体的な対応策を検討することが可能となります。次に、要件整理のフェーズでは、企業のビジョンや目標に基づいた具体的な要件を整理し、プロジェクトの方向性を確立します。このプロセスは、効率的かつ効果的なオフィス環境の構築に欠かせません。
そして、ワーカーが新しい環境にスムーズに移行し、適応できるようにするための意識醸成も行っていき、新オフィス完成後、ワーカーが心地よく働けるように導いていきます。
コンサルタントはオフィス構築プロジェクトの企画や運用面を支援し、お客様の新しいオフィス環境や働き方を実現するための重要なパートナーとなります。
課題可視化
企業情報を知る
部門ごとの働き方を把握する
社員からの不満や意見を引き出す
現状の理解から始める
まずは、お客様の現在地を知ることから始めます。アンケートを実施したり、ワークショップを開催して、現状の働き方に関する不満や課題を可視化していきます。
しかし、オフィスには様々な不満があり、優先順位をつける必要があるので、例えば、オフィス項目に関する満足度と重要度のアンケート調査結果から2次元グラフを用いて、課題の優先度を決定したり、課題のなぜなぜ分析を行ったりして、本質的な課題を探っていきます。
「不満だしWS」の例
「アンケート」の例(CS分析)
目標設定
ゴールまでの道筋を描いていく
オフィス改装や働き方を変えることは、あくまで手段であり、目的ではありません。PJを通してどのような目的を達成するのか、現状の不満や課題に対しその解決策を提示しつつ、経営層や社員の意見を合わせて定めていきます。
「働き方ゴール設定」の例
要件整理
必要な個室や面積を算出する
空間に機能を配置する
設計者と連携する
新しい働き方に合わせた空間を用意する
ヒアリングや各種調査を行い、新しい働き方を実現するための空間要件を作成します。
例えば、会議室の利用状況調査を行って、利用人数ごとの会議時間を集計し、適切な会議室個数を算出することができます。
また、部門近接度から適正な部門配置を検討したり、必要な空間や家具の優先順位づけをしたりします。
「会議室利用状況調査」の例
「部門近接度」の例
意識醸成
未来の働き方を伝える
変化の必要性を知ってもらう
新しい働き方を想像してもらう
新しい働き方に順応していく
新しいオフィスに移転する前に、「いつ、どこで、どんな仕事をしていくのか」、1日のワークスケジュールを作成していくことで、新しい働き方を具現化していきます。
また、ガイドブックや社内広報チラシを作成したり、説明会や勉強会を開催したり、ショールームの見学会なども効果的です。
「ワークスタイルシナリオ作成」の例
効果検証
ワーカーの満足度や生産性の向上を確認する
以前のオフィスとの面積を比較する
より良い働き方にするために助言する
さらなるオフィス改善を提案する
新しいオフィスの成果を確認するには
満足度や生産性について、オフィス移転前後でアンケート調査を行い、新オフィスの成果を明らかにします。
他にも、各諸室の面積の構成比を比較したり、定性的な意見も聞き入れたりしながら、PJの成果を可視化します。
「前後評価」の例